1. Zorg voor een goede bemensing van de kascommissie. Selecteer geschikte leden vóór de algemene ledenvergadering. Laat niet van het toeval afhangen wie zich beschikbaar stelt voor zo’n belangrijke functie.
2. Laat zien dat u belang hecht aan een gedegen controle van het financieel verslag. Nodig de leden van de kascommissie uit voor een gesprek met het dagelijks bestuur waarin u het belang van een goede controle benadrukt en afspraken maakt voor de samenwerking.
3. Plan dit gesprek niet kort vóór de ledenvergadering waarin de commissie verslag moet doen van haar bevindingen, maar kort ná de ledenvergadering waarin de commissieleden zijn benoemd.
4. Verlang van de kascommissie dat zij zich goed voorbereidt op haar belangrijke taak.
5. Verlang van de kascommissie dat zij de controle doet aan de hand van een checklist. Zelfs elke ervaren accountant controleert met behulp van een checklist. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien.
6. Plan een overleg tussen de eigenlijke controle en de ledenvergadering om de bevindingen van de commissie te bespreken.
7. Evalueer met penningmeester én commissie de controle. Schroom niet om de controle ‘over’ te laten doen als u er niet van overtuigd bent dat de controle op een degelijke manier is geschied.
8. Koop en lees De Kascommissiegids. Dan weet u wat u kunt en zou moeten verwachten van een goede kascommissie en dat leidt ook tot een beter wederzijds begrip.
Tips voor de kascommissie
9. Bereid de daadwerkelijke controle vóór. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor en met de begroting.
10. Voer de controle uit aan de hand van een geschikte checklist. In De Kascommissiegids staan diverse checklists, die gebruikers van deze gids ook via www.kascommissiegids.nl kunnen downloaden en kunnen aanpassen aan de specifieke situatie van de eigen vereniging.
11. Uw taak is de controle van het financieel verslag, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat u van elke post van de balans en resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is.
12. ‘Correct’ wil niet alleen zeggen ‘juist’, maar óók volledig. Ter illustratie: als de balans vermeldt ‘crediteuren € 250’ moet u niet alleen vaststellen dat er inderdaad nog € 250 verschuldigd is aan crediteuren, maar óók dat er niet méér verschuldigd is. Met andere woorden : zijn alle crediteuren vermeld en voor alle schulden?
13. Controle is niet moeilijk, maar u moet wel even weten hoe het moet. Volg zo mogelijk een workshop (in twee avonden krijgt u voldoende eye-openers en tips voor de controle om een degelijke controle te kunnen doen).
14. Leg een dossier aan met onder meer statuten, reglement, checklists, jaarstukken, met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
15. Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk u tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden.
Drs. Maarten den Ouden is verenigingsman, bedrijfseconoom en registeraccountant. Hij is auteur van De Kascommissiegids en van De Kascommissiegids voor VvE’s. Zie www.kascommissiegids.nl. Bezitters van het boek kunnen via deze site ook de handige checklists downloaden en vragen stellen aan de auteur.
